Digital Asset Management – FAQ Bilddatenbanken und Bildmanagement

Digital Asset ManagementInvestitionen in Digital- und Media-Asset-Management Systeme haben für Unternehmen und KMU schwerwiegende Folgen. Personelle und finanzielle Ressourcen müssen eingeplant und bereitgestellt werden. Deswegen sollten im Vorfeld die wichtigsten Punkte geklärt werden. Unbedingt sollte ein Digital Asset Manager eingestellt und mit den notwendigen Freiheiten ausgestattet werden. Diese Aufgabe umfasst den konzeptionellen und strategischen Bereich und die Leitung des operativen Teils.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema Digital Asset Management:

  • Sind Aufbau der Datenbank bzw. die Suche frei skalierbar?
  • Ist eine dezidierte Rechtevergabe, bzw. Zugriffssteuerung vorhanden?
  • Sind unterschiedliche Zugänge für unterschiedliche Gruppen möglich?
  • Welche Inhalte kann ich in der Bilddatenbank verwalten?
  • Wie hoch sind die technischen Anforderungen an Plattform und Hardware?
  • Welche Datenformate kann ich ablegen?
  • Wie erfolgt der Zugriff auf die Bilddatenbank? Brauche ich spezielle Clients?
  • Ist das Bilddatenbank Interface frei skalierbar?
  • Werden dem Benutzer Warenkörbe, bzw. Lightboxes zur Verfügung gestellt?
  • Wie erfolgt die Pflege der Daten?
  • Wie erfolgt die Aktualisierung der Daten?
  • Gibt es eine „Expired-Date“-Funktion?
  • Lassen sich eindeutige Kriterien für den Import von Bildern definieren?
  • Gibt es eine Hilfefunktion?
  • Werden die Zugriffe und Downloads protokolliert?
Sind Aufbau der Datenbank bzw. die Suche frei skalierbar?

1. Zahl der Kategorien durch übersichtliche Mappenstruktur ist beliebig, frei wählbar und jederzeit von berechtigten Personen zu ändern. So lassen sich „Subdatenbanken“, Mappen mit Untermappen in einer kaskadierenden Struktur mit Zugängen für die Presse oder Intranet zu bestimmten Mappen oder Kategorien realisieren.

2. Es lassen sich allgemeine Mappen oder Kriterien definieren, die nicht User- oder Gruppengebunden sind.

3. Die Metafelder, Schlagworte oder sonstige Kriterien, wie Titel, Veröffentlichung und SAP-NR. lassen sich z.B. durch die IPTC Informationen jedem Bild eindeutig zuordnen und sind für berechtige User editierbar.

4. Jegliche Form der Volltextsuche mit oder ohne Joker ist möglich. Die interne Suchabfrage lässt eine freie Suche sowie eine Präzisierung durch Vorgaben jederzeit zu. Auch die Suche über Veröffentlichung und andere Schlagworte ist möglich. Als Suchergebnis erhält man bspw. ein oder mehrere Thumbnails, die wieder rum per Klick zum Layoutbild, bzw. Feindatensatz führen. Der Download des Einzelbildes, sowie der gesamten Auswahl ist z.B. als Zip-File möglich.

Ist eine dezidierte Rechtevergabe, bzw. Zugriffssteuerung vorhanden?

Eine Vergabe von Rechten in allen Abstufungen an Gruppen oder Individuen (dezidierte Zugriffssteuerung) ist Standard. Das Recht nur ein bestimmtes Produkt oder bestimmte Auswahlen (Mappen oder Ordner) zu sehen ist Standard. E-Mail Request ist möglich und Umständen jedoch aus sicherheitstechnischen Gründen nicht empfehlenswert. Ein automatischer Freigabemechanismus kann aufgebaut werden, z.B. durch ein sogenanntes „Bestellmodul“.

Sind unterschiedliche Zugänge für unterschiedliche Gruppen möglich?

Unterschiedliche Zugänge für Intranet, Internet, Extranet, Presse und Agenturen mit unterschiedlichen Rechten sind Standard und können jederzeit vom Administrator geändert und erweitert werden. Jede Mappe, jede Themenzusammenstellung kann von unterschiedlichen Gruppen (Intranet, Internet) und variablen Homepages angesteuert werden.

Welche Inhalte kann ich in dem DAM oder MAM (Media Asset Management) verwalten?

Grundsätzlich gilt – alles was digitalisierbar ist lässt sich über ein Digital Asset Management System verwalten. Neue digitale Formate werden als Modul in die bestehende Lösung integriert. Standardmäßig sind bereits alle Industrieformate vorgesehen. Videodaten lassen sich nicht nur im Media Asset Management verwalten, sondern auch editieren (croppen). Für Videodaten wird ein Instant Story Board erzeugt, sodass der Film bereits in der Layoutansicht erkennbar ist.

Wie hoch sind die technischen Anforderungen an Plattform und Hardware?

Ein modernes DAM ist webbasiert und damit plattformunabhängig. Der Zugang kann über jedes browsertaugliche System (Linux, PC, Windows, Mac, Sun……) erfolgen. Die Hardware für die Server ist nahezu beliebig und richtet sich nach der IT Umgebung des Auftraggebers.

Welche Datenformate kann ich ablegen?

Alle gängigen Industrieformate (tiff, jpg, pdf, gif, eps….) können im Digital Asset Management gespeichert werden. Jede Datei wird nur einmal abgelegt um Redundanzen zu vermeiden. Ebenso möglich ist der Download von unterschiedlichen Formaten, die aus einer einzigen Datei erzeugt werden. So lässt sich z. B. eine tiff – Originaldatei von einem User als tiff-Datei im Originalzustand, aber auch als 300 dpi RGB/JPG oder als 72 dpi RGB/JPG downloaden. Ausgangspunkt ist hierbei das einmal abgelegte Original, Varianten davon werden beim Download „on the fly“ erzeugt und verändern das Original nicht. Neue digitale Formate werden als Module ins DAM integriert, so dass sich faktische alle bestehenden und zukünftigen Industrieformate über eine Plattform verwalten lassen.

Wie erfolgt der Zugriff auf das Media Asset Management? Brauche ich spezielle Clients?

Ein professionelles DAM (Digital Asset Management) ist eine zu 100% webbasierte Lösung und arbeitet standardmässig mit allen Browsern (Explorer, Safari, Mozilla,…..). Der Zugriff erfolgt im Intranet, Extranet oder Internet per http/https Protokoll, dem Internet-Standard. Eine Anbindung an firmeninterne Rollensysteme oder LDAP ist jederzeit möglich.

Ist das DAM Interface frei skalierbar?

Die Oberfläche des Digital Asset Management ist zu 100% skalierbar, dh. Farben und Form der Templates sind frei wählbar und können z.B. der Unternehmens-CI angepasst werden. Dies gilt natürlich auch für das gewünschte und definierte Darstellungsergebnis. Die Grösse der als Suchergebnis (im Präsentationsframe) dargestellten Bilder lässt sich im Vorfeld festlegen (Grösse der Thumbnails, Layoutpreviews). Die Größe der zum Download angebotenen Bilder ist beliebig skalierbar.

Werden dem Benutzer Warenkörbe, bzw. Lightboxes zur Verfügung gestellt?

Jeder User erhält standardmäßig mindestens einen Sammelkorb/Warenkorb oder eine sog. Lightbox. Der User kann beliebig viele weitere Sammelmappen für unterschiedliche Themen oder „Sammlungen“ anlegen. Ein Löschen dieser Mappen sowie der darin enthaltenen Bilder ist jederzeit möglich. Für den Download der Bilder werden diese jedoch nicht benötigt. Ein Download ist aus jeder Suche heraus möglich.

Wie erfolgt die Pflege der Daten?

Intelligente Pflege der Metadaten und Bilder durch eine Redaktion oder einen Superuser anhand eines definierten Workflows (Beispiel: Datenimport – Redaktion – Freigabe durch Abteilung – Freischaltung für Öffentlichkeit oder bestimme Gruppen, wie Presse) ist unternehmensspezifisch/abteilungsspezifisch einstellbar. Ebenso lässt sich der Import von nicht betexteten Bildern verhindern. Suchen und Ersetzen, Änderungen an Einzelbildern oder Batchverarbeitung ist möglich.

Wie erfolgt die Aktualisierung der Daten?

Die Aktualisierung kann sowohl im Intranet über div. Verzeichnisse, wie auch über HTTP (Internet und Browser) jederzeit von berechtigten Usern, Gruppen oder Fachabteilungen vorgenommen werden.

Gibt es eine „Expired-Date“-Funktion?

Verfallsdaten, bzw. Gültigkeiten sind für jedes Bild und für Bildauswahlen frei definierbar.

Lassen sich eindeutige Kriterien für den Import von Bildern definieren?

Funktionen (muss oder kann) und Kriterien lassen sich formatabhänig oder typenspezifisch definieren.

Gibt es eine Hilfefunktion?

Eine Standardhilfe ist im Media Asset Management integriert. Darüber hinaus wird die Userführung an die Bedürfnisse des Kunden angepasst.

Werden die Zugriffe und Downloads protokolliert?

Es werden permanente Logfiles geschrieben. Eine Auswertung nach definierten Kriterien, Protokolle der Zugriffe, bzw. der Downloads sind „just in time“ einsehbar und in unterschiedlichen Formaten einsehbar und downloadbar.

Wenn Sie professionelle Unterstützung beim Thema Digital Asset Management suchen, senden Sie mir eine Nachricht. Ich melde mich umgehend bei Ihnen:

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