Social Media Guidelines für KMU

Mit der Beteiligung eines Unternehmens im Social Web steigt das Bedürfnis zur Festlegung von Social Media Guidelines . Nachfolgend ein Muster für Unternehmen von RAe Christian Solmecke, Mitglied der Kölner Kanzlei Wilde Beuger Solmecke. Die erstmalige Veröffentlichung dieses Musters erfolgte im Februar 2011 anlässlich der Social Media Conference in Hamburg. Sie dürfen das nachfolgende Muster zur Einführung in Ihrem Unternehmen kostenfrei nutzen und anpassen:

Social Media Communities

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Social Media Guidelines
Die folgenden Richtlinien sollen als Anleitung für die Mitarbeiter des Unternehmens zur privaten wie beruflichen Nutzung von Social Media-Kanälen wie Facebook, Twitter, Blogs, Foren, YouTube, Flickr etc. dienen. Ziel  ist insbesondere, sowohl das Unternehmen als auch Sie als Mitarbeiter vor den Folgen unbedachter und möglicherweise geschäftsschädigender Aktivitäten zu schützen.
Einleitend sollte kurz definiert werden, welche Ziele mit den folgenden Richtlinien verfolgt werden sollen. Abhängig davon, ob und in welchem Umfang das Unternehmen selbst im Social Media-Bereich aktiv ist, kann eine solche Einleitung durchaus auch ausführlicher gestaltet werden. Insbesondere können an dieser Stelle auch die positiven Erwartungen im Hinblick auf die Darstellung des Unternehmens im Web 2.0 formuliert werden.

Nutzungsumfang von Social Media
Aktive Teilnahme an Social Computing in all seinen Facetten kann sehr zeitaufwendig sein. Achten Sie daher darauf, dass Ihre eigentlichen Aufgaben innerhalb des Unternehmens nicht unter Ihren Social-Media-Aktivitäten leiden.
Der Abschnitt zum Umfang der Social Media-Nutzung ist an dieser Stelle bewusst kurz gehalten, da die diesbezügliche Gestaltung ganz besonders von den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens abhängt. Außerdem bestehen oftmals bereits Vereinbarungen über die private Internetnutzung der Mitarbeiter, sodass eine entsprechende Regelung in den Social Media Guidelines entbehrlich ist. Wichtig ist, dass der obige Passus keinesfalls verwendet wird, wenn die private Internet-Nutzung z.B. in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag gänzlich ausgeschlossen worden ist.

Eigenverantwortlichkeit
Grundsätzlich sind Sie für jegliche Äußerungen privater oder beruflicher Natur selbst verantwortlich. Einmal eingestellte Inhalte sind gerade im Internet oftmals sehr lange verfügbar. Wägen Sie daher vor der Veröffentlichung von Beiträgen sorgfältig deren Inhalt ab.
Die Eigenverantwortlichkeit hinsichtlich der Online-Aktivitäten ist eigentlich ebenso selbstverständlich, wie die Achtung von gesetzlichen Vorschriften und allgemeinen Verhaltensregeln. Dennoch sollte auf die entsprechenden Hinweise keinesfalls verzichtet werden, da sie in der scheinbaren Anonymität des Netzes oftmals verdrängt werden. Hieran knüpft dann auch der nächste Punkt an.
Gesetzliche Vorgaben
Beachten Sie auch bei der Nutzung von Social Media geltende gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise des Datenschutz-, Urheber- und Markenrechts.

Netikette
Auch im Internet sind die allgemeinen Regeln des Anstands zu beachten. Verhalten Sie sich also respektvoll etwa gegenüber anderen Diskussionsteilnehmern oder Wettbewerbern. Informieren Sie sich darüber hinaus über die jeweiligen Verhaltenskodizes der von Ihnen genutzten Plattformen.

Transparenz
Transparenz und Offenheit sind sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich unerlässlich für den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen. Verstecken Sie sich daher nicht hinter einem Pseudonym oder gar vollkommener Anonymität. Transparentes Auftreten umfasst neben der Nennung des richtigen Namens sowie der Unternehmenszugehörigkeit auch einen entsprechenden Umgang mit Fehlern. Gestehen Sie diese offen ein, indem Sie beispielsweise bereits veröffentlichte Beiträge offen korrigieren und nicht einfach kommentarlos löschen.
Ein transparentes Auftreten ist eng mit den inhaltlichen Richtlinien verknüpft, da es mehr Bewusstsein für das eigene Handeln schafft. Darüber hinaus wird das Unternehmen so in die Lage versetzt, Vorfälle im Zusammenhang mit Internetveröffentlichungen besser aufklären zu können.

Kenntlichmachung privater Meinungen
Wenn Sie öffentlich einen Kommentar im Zusammenhang mit unserem Unternehmen abgeben, tun Sie dies in der ersten Person Singular („ich“ nicht „wir“). Kennzeichnen Sie darüber hinaus, dass es sich um die Äußerung einer privaten Meinung handelt, indem Sie an geeigneter Stelle einen entsprechenden Hinweis hinterlegen. Dies gilt ebenfalls für die Abgrenzung von Meinungsäußerungen gegenüber geäußerten Tatsachen.
An dieser Stelle können auch Vorschläge bzw. Vorgaben dahingehend gemacht werden, wie der entsprechende Hinweis zu gestalten bzw. zu platzieren ist, etwa im Impressum eines privaten Blogs.

Unternehmensschädigende Äußerungen
Denken Sie auch bei Ihren Social Media-Aktivitäten an Ihre Verbundenheit gegenüber dem Unternehmen. Kritische und ggf. geschäftsschädigende Äußerungen sind insbesondere im beruflichen Bereich zu unterlassen. Aber auch privat geäußerte Kritik kann negative Folgen für den geschäftlichen Erfolg des Unternehmens und damit auch für seine Mitarbeiter haben. Gleiches gilt für Aussagen über Partner oder Kunden.
Soweit es sich um bewusste Geschäfts- oder Rufschädigungen, Drohungen und Beleidigungen, falsche Tatsachenbehauptungen oder den Betriebsfrieden ernstlich gefährdende Äußerungen handelt, sind diese auch durch den Arbeitgeber sanktionierbar. Durch das Aufzeigen entsprechender Konsequenzen (Abmahnung, Kündigung) kann diesem Abschnitt daher noch mehr Nachdruck verliehen werden. Der Hinweis, dass auch eine in aller Regel zulässige, da von der Meinungsfreiheit gedeckte kritische Auseinandersetzung im privaten Bereich negative Folgen für Unternehmen und Mitarbeiter haben kann, schärft insoweit das Bewusstsein der Belegschaft.

Verschwiegenheitspflicht
Vertrauliche Informationen des Unternehmens sowie von Kunden sind ebenso zu behandeln. Achten Sie daher auch und insbesondere bei der Nutzung von Social Media auf die Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen.
Auch bzgl. der Verschwiegenheitspflicht kann sich ein Aufzeigen der ggf. gravierenden Folgen einer Zuwiderhandlung anbieten. So berechtigt das Verraten von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen den Arbeitgeber im Einzelfall zur fristlosen Kündigung. Die Verschwiegenheitspflicht ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag und ist immer dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes betriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Geheimhaltung vorliegt. Insofern kann es aber im Einzelfall sinnvoll sein, den Umfang der Verschwiegenheitsverpflichtung näher zu konkretisieren.

Ansprechpartner
Sollten Sie im Rahmen des Web 2.0 auf positive oder negative Beiträge oder Reaktionen, die das Unternehmen und/oder seine Produkte betreffen, stoßen, teilen Sie dies bitte [Kontaktdaten des Ansprechpartners] mit. An die gleiche Stelle können Sie sich auch wenden, wenn Unsicherheiten oder Fragen bzgl. der Umsetzung dieser Richtlinien bestehen.

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